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【新人教育】 相手に伝わるための「伝え方」

弁理士
千葉県鎌ケ谷市で特許事務所を経営している弁理士かめやまです。    新人君も、特許事務仕事に慣れてきました。 なので、お客様への連絡メールを少しずつお願いしています。 お客様へのメールにおいて、伝える必要がある要素は、 1 メール送信の目的  いわゆる報連相(報告・連絡・相談)のどれか?というもの。 2 テーマの概要 「どの案件で何が起きたか?」といった、見出しみたいなものです。 3 テーマの詳細 2についての詳細を説明する。 です。 ※もちろん、ここは、お客様メールに限ったものでもありません。  自分が相手に伝えようとすることを A 自分の頭の中で整理して B それを文字に起こしてみて、 C 自分で起こした文字を推敲する この一連のプロセスはとても重要です。 特に、「C 自分で起こした文字を推敲する」プロセスを通して 自分の視点・思考を客観視できるスキルは、 コミュニケーション時に発揮しますので、普遍的かつ重要なスキルだと思います。  ところが、私に対する口頭での説明は、 1,2をすっとばして、3から始まることもも多いです。 目の前の相手への口頭説明だと、どうして

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