全件について「事務担当制」を置くという選択

夕方ギリギリでしたが、入院された被保佐人さんの面会時間に、間に合いました。あちこちの病院に行っていると、「どんな感じですか」と聞いて、すらすらと言葉が出てくる看護師さんがおられる病院と、電子カルテを見ながらでも、断片的にしか言葉が出ない看護師さんがおられる病院、というのが、最近、見えてきました。全員が全員のことを把握されるのは難しいでしょうけど、「私が担当です」「今日の担当は私です」というシステムが、外部の人間にとっては、ありがたいです。ウチの事務所も、事務担当制を敷いています。「電話を取った人が対応する」システムから、多分、開業３年目くらいに変更しました。そもそも、「全員が深く把握する」ということが難しいのと、私が留守の時に外部の方と対応してもらうには、そっちのほうが絶対にいいと分かったため。同時に、「全員がどれだけ担当を持っているか」が月ごとに分かるようにして、特定の人に、負担が偏り過ぎないようにもしています。あと、全件について事務担当者がいて、「代表者である私しか分からない極秘案件」は、作らないようにしています。ひとりで抱え込むのは、精神的によろしくないため、です。
Source: 吉田浩章の司法書士日誌－堺市堺区－

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