メール・ＦＡＸと電話のコミュニケーション

メールやＦＡＸを送信された直後に、電話を鳴らして来られる方は、一定数おられます。「書類を見て欲しい」「対応策を教えて欲しい」といった内容が多いですが、電話がかかった後に「ちょっと待ってくださいよ～」と探していると、後手にまわります。だから、両者をスマホで受信して、即レスできる環境はとても大事で、今日も、外にいる私が先に気付いて、対応策を事務所にＬＩＮＥ。直後にかかってきた電話に、事務所から回答してもらう、というやり取りをしていました。ＦＡＸの使用率はかなり下がりましたが、金融機関の依頼で登記情報を取った時や、登記申請後に受付番号を取らせる時は、ＦＡＸ。「ＰＤＦにパスワードを付けるのが面倒」というのもありますが、担当の方が不在でも、「ＦＡＸなら、どなたかが気付いて下さるだろう」という理由も。公証役場とのやり取りも、なぜかＦＡＸ。「古い司法書士だな」と思われていることでしょうけど、私が送る作業をすることは少ない、というのが理由にあります。万が一の誤送信のリスクは、短縮ダイヤルを登録してあるＦＡＸのほうが、メールを送る場合より低い、です。
Source: 吉田浩章の司法書士日誌－堺市堺区－

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